Cada vez son más las empresas que usan el envío de facturas en PDF por email, siendo el mejor sistema para evitar la acumulación de papel innecesario, que además de su archivo, registro y conservación, después requiere de una destrucción controlada, y en muchos casos certificada. Pero ante esta conducta habitual en la gestión diaria de la facturación de las empresas nos surgen varias dudas que vamos a intentar resolver.

Tipos de factura electrónica

Para empezar vamos a definir los 2 tipos de factura electrónica que existen:

1. La que podemos llamar factura electrónica en origen, es decir, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica.
2. La que podemos denominar factura electrónica digitalizada, se trata de la factura que ha sido emitida originalmente en papel, se digitaliza y se envía en formato electrónico.

No se consideran facturas electrónicas las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el emisor, sean recibidas en este mismo formato por el receptor, aunque sean posteriormente digitalizadas por este último para su conservación.

¿Es válida la factura en PDF enviada por email?

Hasta no hace mucho Hacienda siempre respondía de la misma forma ante esta pregunta. Para que sea válido el envío es necesario que quede garantizada la autenticidad del origen y el contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitieran crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”.

Pues bien en las últimas respuestas de la DGT (Dirección General de Tributos) se ha confirmado la validez del envío incluso si se ha realizado sin firma electrónica, aunque sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos. No te preocupes, eso no será difícil para tu empresa:

1. Un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago.
2. Y una pista de auditoría será fiable si se conservan juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

Si digitalizamos una factura en papel, ¿cuándo podemos destruirla?

Una vez digitalizada la podemos destruir, pues según dice la DGT en la CV0208-18: […] no es necesaria la conservación de una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos […]

¿Vale cualquier sistema de digitalización?

Los softwares de digitalización homologados son aquellos referidos en la AEAT Resol 24-10-2007, aunque nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios, siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía siguientes:

1. La digitalización se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido.
2. Igualmente deben ser legibles los datos asociados y mecanismos de verificación de firma que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
    

FUENTE: e-autonomos.es